Susunan Jabatan Perusahaan Kecil Hingga Besar, Fungsi dan Contohnya

susunan jabatan perusahaan

Jakarta - Susunan jabatan perusahaan menjadi fondasi penting dalam menentukan pembagian tanggung jawab, wewenang, serta peran tiap individu di dalam organisasi. 

Bagi Anda yang menjalankan atau mengembangkan bisnis, memahami struktur posisi di dalam perusahaan adalah langkah krusial agar operasional berjalan terarah.

Dengan struktur jabatan yang tersusun rapi, alur koordinasi menjadi lebih jelas, budaya kerja semakin kuat, dan peluang pertumbuhan usaha dapat dikelola secara berkelanjutan. 

Baca Juga

Contoh Peraturan Perusahaan yang Harus Ada di Setiap Tempat Kerja

Kejelasan peran juga membantu meminimalkan tumpang tindih tugas sekaligus meningkatkan efektivitas tim.

Dalam pembahasan ini akan diulas secara lengkap mengenai definisi jabatan dalam perusahaan, pentingnya struktur yang tertata, serta langkah-langkah menyusunnya. 

Selain itu, juga akan diberikan contoh posisi yang umum ditemukan di perusahaan swasta beserta gambaran singkat tanggung jawabnya, sehingga Anda dapat memahami susunan jabatan perusahaan secara menyeluruh.

Pengertian Jabatan di Perusahaan

Secara umum, jabatan dalam suatu perusahaan merujuk pada posisi resmi yang menandakan tanggung jawab, wewenang, dan peran individu dalam struktur organisasi. 

Berdasarkan KBBI, jabatan diartikan sebagai “pekerjaan atau tugas dalam pemerintahan atau perusahaan.” 

Dalam dunia bisnis, setiap jabatan menunjukkan fungsi dan tugas spesifik yang harus dijalankan, dengan tingkat otoritas yang berbeda tergantung posisi dalam hierarki perusahaan. 

Setiap perusahaan kemudian menentukan penamaan jabatan serta pembagian tanggung jawab sesuai kebutuhan operasional dan strategi bisnisnya.

Kenapa Harus Punya Susunan Jabatan Perusahaan yang Jelas?

Menetapkan struktur dan tanggung jawab dalam tiap jabatan membuat tujuan bisnis lebih mudah dicapai karena tugas terbagi jelas, sehingga operasional perusahaan berjalan lebih efektif dan efisien. 

Berikut beberapa alasan penting mengapa setiap perusahaan perlu memiliki susunan jabatan yang terdefinisi dengan baik dan tidak tumpang tindih:

1. Menjaga Alur Kerja yang Teratur

Dengan jabatan yang jelas, setiap karyawan memahami peran dan tanggung jawabnya. Alur kerja menjadi lebih tertata, koordinasi antarbagian lancar, dan risiko tugas yang tumpang tindih atau diabaikan dapat diminimalkan.

2. Memudahkan Pengambilan Keputusan

Struktur jabatan yang rapi membantu stakeholder mengambil keputusan lebih terarah. Dengan kewenangan yang terdistribusi pada setiap level, masalah dapat diselesaikan secara bertahap, sehingga keputusan penting tidak menumpuk pada satu titik. 

Manajer pun memahami batasan keputusan yang bisa mereka ambil sendiri dan kapan perlu melibatkan atasan.

3. Menumbuhkan Motivasi dan Karier yang Terarah

Struktur jabatan yang jelas juga mendorong karyawan bekerja optimal. Dengan melihat jenjang karier secara transparan, karyawan mengetahui posisi yang dapat dicapai dan persyaratan yang dibutuhkan. 

Hal ini memotivasi mereka meningkatkan keterampilan, berkembang, dan memperkuat komitmen pada pekerjaan.

4. Memperkuat Budaya Organisasi

Susunan jabatan yang tepat memperkuat budaya perusahaan. Karyawan memahami nilai-nilai utama organisasi serta tanggung jawab masing-masing untuk mewujudkannya. 

Pembagian peran yang tepat menumbuhkan rasa tanggung jawab kolektif demi kemajuan bisnis.

5. Mempermudah Penilaian Kinerja

Dengan jabatan dan tugas yang terdokumentasi jelas, perusahaan dapat membuat Key Performance Indicators (KPI) yang tepat. 

Penilaian kinerja pun menjadi lebih objektif, adil, dan transparan karena setiap karyawan dinilai berdasarkan wewenang dan tanggung jawab yang telah ditetapkan.

Cara Menyusun Jabatan di Perusahaan

Meskipun setiap perusahaan memiliki karakter dan kebutuhan yang berbeda, ada beberapa langkah umum yang bisa diterapkan saat menyusun jabatan di dalam organisasi:

1. Analisis Kebutuhan Bisnis
Mulailah dengan menilai kebutuhan perusahaan secara menyeluruh. Pertimbangkan skala bisnis, lini produk atau layanan, serta target pasar. 

Dari analisis ini, tentukan divisi atau fungsi yang diperlukan, seperti pemasaran, keuangan, operasional, dan sumber daya manusia.

2. Tentukan Departemen dan Fungsi Utama
Setelah memetakan kebutuhan, bentuk departemen inti yang dipimpin oleh kepala atau pemimpin, seperti manajer, supervisor, atau direktur, sesuai skala perusahaan. 

Susun tim di bawahnya agar dapat menjalankan tugas harian secara efektif.

3. Tentukan Jabatan Beserta Tugas dan Wewenang
Di setiap departemen, tetapkan jabatan mulai dari staf hingga manajerial. Rinci deskripsi pekerjaan, tanggung jawab, dan batasan wewenang agar proses rekrutmen, pelatihan, dan penilaian kinerja menjadi lebih mudah.

4. Susun Hierarki
Struktur jabatan biasanya dibagi berdasarkan level, mulai dari entry-level, mid-level, hingga top-level. 

Model piramida umum digunakan, di mana level bawah fokus pada operasional harian dan level atas mengambil keputusan strategis.

5. Sesuaikan dengan Skala Perusahaan
Perusahaan kecil atau startup cenderung memiliki struktur lebih datar dan fleksibel, sementara perusahaan besar biasanya menggunakan struktur berlapis karena kompleksitas operasional yang tinggi. 

Sesuaikan jumlah dan jenis jabatan dengan ukuran dan dinamika organisasi.

6. Sosialisasikan dan Tinjau Ulang
Setelah struktur jabatan terbentuk, informasikan kepada seluruh karyawan agar mereka memahami garis tanggung jawab dan wewenang. 

Lakukan evaluasi berkala untuk memastikan struktur tetap relevan dengan perkembangan bisnis.

Beberapa Jabatan yang Umum Ditemui di Lingkup Perusahaan Swasta

Setiap perusahaan memiliki cara sendiri dalam menamai dan mengatur jabatan, tetapi ada beberapa posisi yang umum ditemui di perusahaan kecil, menengah, maupun besar.

1. Staf
Staf merupakan tulang punggung operasional harian. Mereka menangani pekerjaan rutin, detail, atau administratif sesuai arahan atasan. 

Misalnya, staf administrasi fokus pada arsip dan penjadwalan, staf keuangan mengelola data transaksi, dan staf marketing menangani iklan atau media sosial.

Soft skills seperti komunikasi dan kerja sama tim juga dibutuhkan tergantung kebutuhan pekerjaan dan budaya perusahaan. Ruang lingkup pekerjaan staf biasanya meliputi:

• Menjalankan aktivitas harian (administrasi, input data, pemasaran dasar)
• Mengikuti arahan atasan langsung
• Melaporkan kendala teknis pada supervisor

2. Supervisor
Supervisor memastikan tim staf bekerja sesuai rencana dan menjadi penghubung antara tim dan manajemen menengah atau atas. 

Mereka harus memiliki kemampuan kepemimpinan dasar untuk memantau target harian/mingguan dan melakukan briefing rutin. Tugas supervisor antara lain:

• Melakukan briefing harian
• Membagi tugas di antara staf
• Memastikan kebijakan perusahaan dijalankan
• Membantu menilai kinerja staf
• Memberikan laporan rutin ke manajer

3. Manajer
Manajer memimpin departemen dan bertanggung jawab atas rencana kerja, target, dan efisiensi tim. 

Selain menguasai aspek teknis, manajer perlu kemampuan manajemen, perencanaan, dan kepemimpinan. Ruang lingkup manajer meliputi:

• Mengawasi supervisor
• Memutuskan alokasi anggaran
• Menyusun strategi pemasaran/operasional
• Mengevaluasi kinerja tim
• Menjadi penghubung antara supervisor/staf dan direksi

4. Senior Manager / General Manager / Lead
Posisi ini menangani koordinasi beberapa departemen atau divisi besar, biasanya di perusahaan menengah dan besar. 

Mereka menyusun kebijakan jangka menengah dan membuat laporan strategis kepada direksi, serta memastikan manajer di bawahnya bekerja sama. Ruang lingkupnya:

• Mengoordinasikan beberapa manajer
• Membuat kebijakan lintas fungsi
• Menjalin kerja sama antardepartemen
• Mengoptimalkan sumber daya perusahaan

5. Direktur atau Head
Jabatan ini memiliki tanggung jawab strategis untuk satu departemen atau divisi besar. Mereka biasanya berinteraksi langsung dengan eksekutif seperti CEO atau dewan komisaris. Direktur atau head bertugas:

• Merumuskan visi dan misi departemen
• Menentukan sasaran jangka menengah/panjang
• Mengawasi kinerja manajer/manajemen menengah
• Mengatur aspek keuangan, budaya kerja, dan inovasi di divisi

6. Vice President (VP)
VP umumnya ada di perusahaan menengah atau besar dan menjadi penghubung antara C-level/direksi dengan manajemen menengah. 

Posisi ini kadang setara dengan direktur di perusahaan lain. Tugas VP antara lain:

• Memantau kinerja keseluruhan departemen
• Berhubungan dengan stakeholder penting di luar perusahaan
• Mendorong inisiatif lintas departemen
• Melaporkan perkembangan dan kendala pada C-level/direksi

7. C-Level (Chief Level)
C-Level seperti CEO, CFO, COO, CMO, dan CTO memegang kendali atas seluruh bisnis. Mereka menentukan visi, misi, dan kebijakan lintas departemen, serta bertanggung jawab kepada pemilik saham atau dewan komisaris. Ruang lingkup kerjanya:

• Menentukan arah dan strategi jangka panjang
• Membuat kebijakan lintas departemen
• Menjaga keberlanjutan serta profitabilitas bisnis
• Membangun budaya kerja yang solid di seluruh organisasi

Meskipun setiap perusahaan menamai dan menempatkan posisi secara berbeda, setiap level bertanggung jawab untuk menggerakkan organisasi agar berjalan selaras menuju tujuan bersama, membentuk susunan jabatan perusahaan yang jelas dan terstruktur.

Contoh Susunan Jabatan Perusahaan dan Urutannya

Berikut sejumlah referensi susunan jabatan perusahaan yang bisa dijadikan acuan, disesuaikan dengan skala usaha, mulai dari UMKM hingga perusahaan besar.

Perusahaan Kecil atau UMKM (10–50 Karyawan)

Di tahap awal, perusahaan kecil atau rintisan umumnya menerapkan struktur datar dan peran yang multifungsi. Contoh susunan jabatan:

1. Pemilik Usaha (Owner) atau CEO
   Menjadi manajemen puncak sekaligus pengambil keputusan sehari-hari. Pemilik sering merangkap berbagai fungsi, mulai dari pemasaran hingga keuangan.
2. Manajer Operasional atau General Manager
   Bertanggung jawab mengawasi operasional harian, memastikan produksi atau pelayanan berjalan lancar, dan memimpin tim kecil. Kadang juga merangkap fungsi SDM atau keuangan.
3. Supervisor atau Koordinator Tim
   Mengatur staf di berbagai fungsi, misalnya produksi atau administrasi. Di UMKM, supervisor bisa merangkap tugas penjualan bila diperlukan.
4. Staf
   Merupakan tenaga inti yang menjalankan tugas harian, seperti admin, penjualan, produksi, atau digital marketing. Biasanya terbagi ke dalam beberapa divisi kecil.

Karena jumlah karyawan terbatas, jabatan di perusahaan kecil bersifat fleksibel, sehingga satu orang bisa memegang beberapa peran agar operasional lebih efisien.

Perusahaan Menengah (50–200 Karyawan)

Struktur di perusahaan menengah lebih formal karena jumlah karyawan yang lebih banyak, sehingga pembagian tugas menjadi lebih terperinci. Contoh susunan jabatan:

1. Direktur Utama (CEO atau Managing Director)
   Fokus pada strategi jangka menengah hingga panjang dan bekerja sama dengan dewan komisaris bila perusahaan telah berbadan hukum.
2. Direktur Divisi
   Mencakup Direktur Keuangan, Direktur Operasional, Direktur Pemasaran, atau jabatan direktur lain sesuai model bisnis. Mereka bertanggung jawab atas area fungsional masing-masing.
3. Manajer
   Contohnya Manajer SDM, Manajer Penjualan, Manajer Produksi, Manajer Digital Marketing, dan Manajer IT. Setiap manajer membawahi tim supervisor atau staf.
4. Supervisor atau Team Leader
   Level ini mengoordinasikan pekerjaan staf sehari-hari. Misalnya, Supervisor Penjualan memimpin tim sales, sedangkan Supervisor Admin mengatur tim administrasi.
5. Staf
   Menangani tugas operasional atau teknis, seperti input data, pengelolaan media sosial, laporan keuangan, hingga tugas khusus dari divisi tertentu seperti data analyst atau content writer.

Di perusahaan menengah, struktur jabatan lebih berlapis, memungkinkan koordinasi lintas departemen yang kompleks dibanding UMKM.

Perusahaan Besar atau Korporasi (Di Atas 200 Karyawan)

Di perusahaan berskala besar, struktur jabatan jauh lebih kompleks karena banyak departemen dan tingkatan manajerial yang menangani berbagai lini bisnis, operasional, serta administrasi. Contoh susunan jabatan perusahaan besar:

1. Dewan Komisaris (Board of Commissioners) atau Pemegang Saham
   Berperan sebagai pengawas, bukan eksekutif. Dewan komisaris memberi arahan pada direksi, mengevaluasi kinerja, dan melindungi kepentingan pemegang saham.
2. Direktur Utama (CEO atau President Director)
   Memimpin seluruh perusahaan, mengarahkan tim eksekutif (C-level), menyusun kebijakan strategis, dan melapor langsung kepada dewan komisaris.
3. Direktur atau Chief (CFO, CMO, COO, CTO, CHRO)
   Bertanggung jawab atas fungsi tertentu, misalnya CFO di bidang keuangan, COO untuk operasional, CMO di pemasaran, dan CHRO di SDM. Mereka mengkoordinasikan manajer di bawahnya dan bekerja lintas departemen.
4. Senior Manager / General Manager
   Memimpin unit bisnis besar atau departemen tertentu. Contohnya, Senior Manager Akuntansi dan Pajak di bawah CFO, atau Senior Manager Digital Marketing dan Brand di bawah CMO.
5. Manajer
   Mengawasi tim spesifik dalam departemen, bertanggung jawab atas target bulanan dan tahunan, membimbing supervisor, menegakkan kebijakan, dan melapor ke senior manager.
6. Supervisor atau Team Leader
   Memastikan staf atau spesialis melaksanakan tugas sesuai prosedur dan target. Contoh: Supervisor Sales, Team Leader Produksi, atau Supervisor Customer Service.
7. Staf atau Spesialis
   Menjalankan pekerjaan harian seperti administrasi, sales, desain grafis, analisis data, HR, dan lainnya. Di perusahaan besar, staf dapat dibagi menjadi junior, senior, atau lead staff.

Dengan banyaknya unit bisnis dan divisi, jalur karier di perusahaan besar lebih beragam. Karyawan memiliki peluang berkembang dari level staf ke supervisor, manajer, hingga posisi eksekutif sesuai kemampuan dan kebutuhan organisasi.

Sebagai kesimpulan, jabatan di perusahaan bukan sekadar nama posisi, tetapi menjadi landasan agar operasional bisnis berjalan efisien. 

Pastikan setiap posisi memiliki deskripsi pekerjaan yang rinci agar tugas staf, supervisor, dan manajer tidak saling tumpang tindih. 

Buat pula jalur karier yang jelas agar karyawan termotivasi dan terdorong untuk berkembang.

Selain keterampilan teknis, penting untuk mengasah kemampuan soft skill dan kepemimpinan di semua level. 

Seimbangkan wewenang dan tanggung jawab, sehingga pejabat tinggi memiliki otoritas memadai dan tidak terbebani tugas besar tanpa dukungan yang cukup dalam susunan jabatan perusahaan.